Privacy

Versie 1

In het kort

• Je gegevens staan in Europa (Cloudflare, EU) en zijn goed beveiligd.
• We verkopen niets, we volgen je niet en er zijn geen advertentie- of analysecookies.
• We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Hieronder staat per soort hoe lang.
• Vragen of iets laten verwijderen? Mail beheer@zzpaneel.nl.

Wie zijn wij

ZZPaneel is een product van Jeroendenktmee (Jeroen Uilhoorn). E-mail: beheer@zzpaneel.nl.

ZZPaneel heeft twee rollen:

• Voor ondernemers die ZZPaneel gebruiken (bijvoorbeeld een rijschool) zijn wij verantwoordelijk voor hun account, licentie en facturen.
• Voor de klanten van die ondernemers (bijvoorbeeld leerlingen) is de ondernemer verantwoordelijk. Wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van de ondernemer (wij zijn dan "verwerker"). Daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst met elke ondernemer.

Welke gegevens en waarom

• Ondernemer: naam, bedrijfsgegevens, e-mailadres, inloggegevens (passkey, wachtwoord-hash, tweestapscode). Nodig om je omgeving te leveren en te beveiligen (overeenkomst).
• Klanten/leerlingen van de ondernemer: naam, e-mail, telefoon, adres (bijvoorbeeld ophaaladres), geboortedatum, afspraken, voortgang en notities, beschikbaarheid, tegoed en betaalstatus. Nodig om de lessen of diensten te plannen en uit te voeren (overeenkomst tussen ondernemer en klant).
• Boekhouder van de ondernemer: naam en e-mailadres, zodat de ondernemer facturen kan delen.
• Facturen: factuurnummer, datum, naam en bedrag, opgehaald uit het boekhoudpakket van de ondernemer (bijvoorbeeld Moneybird). De factuur zelf blijft in dat pakket.
• Website van de ondernemer: berichten, foto's en ervaringen. Een naam of foto van een klant staat er alleen met toestemming; die kan altijd worden ingetrokken.
• Beveiliging: een logboek van belangrijke acties en tijdelijk het IP-adres bij inlogpogingen, om misbruik te voorkomen (gerechtvaardigd belang).
• Mail aan beheer@zzpaneel.nl: je bericht en e-mailadres, om je te kunnen antwoorden.

Hoe lang we het bewaren

• Facturen en betaalgegevens: 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht).
• Gegevens van een klant/leerling: zolang die klant actief is. Na archiveren: beschikbaarheid na 30 dagen weg, voortgang na 1 jaar, de rest na 2 jaar automatisch (30 dagen vooraf een melding aan de ondernemer). De ondernemer kan dit automatisch verwijderen uitzetten; hij is dan zelf verantwoordelijk voor het op tijd verwijderen en krijgt elke maand een herinnering.
• Beveiligingslogboek: maximaal 13 maanden. Inlogpogingen met IP-adres: 1 dag.
• Kopie van verstuurde mails: 7 dagen.
• Inlogsessies: ondernemer maximaal 12 uur, klant 30 dagen, boekhouder 8 uur. Inloglinks verlopen na 15 minuten tot 14 dagen.
• Back-ups: versleuteld; dagelijkse back-ups 35 dagen, maandelijkse 13 maanden. Verwijderde gegevens verdwijnen dus uiterlijk na 13 maanden ook uit de back-ups.
• Mail aan beheer@zzpaneel.nl en kennismakingsgesprekken: 2 jaar na het laatste contact, automatisch. Kennismakingen die tot een klantomgeving leidden, horen bij die klant.
• Account van een ondernemer die stopt: je kunt alles exporteren; daarna verwijderen we de omgeving binnen 3 maanden na het einde van de licentie, behalve wat we fiscaal 7 jaar moeten bewaren. (Betaalt een ondernemer niet, dan gaat de omgeving eerst op alleen-lezen; er verdwijnt niets zolang de licentie loopt.)

Met wie we gegevens delen

Alleen met diensten die we nodig hebben om ZZPaneel te laten werken (subverwerkers), en nooit voor reclame:

• Cloudflare – hosting, database, bestanden en e-mail. Opslag in de EU.
• Moneybird (of een ander boekhoudpakket dat de ondernemer koppelt) – facturen.
• Apple, Google, Microsoft, Mozilla – alleen als de ondernemer meldingen op zijn telefoon aanzet. De inhoud van de melding is versleuteld.
• OneDrive, Google Drive of Dropbox – alleen als de ondernemer daar zelf een extra back-up van zijn facturen koppelt.
• GitHub – technisch, bij het aanmaken van een nieuwe omgeving (bedrijfsnaam en contactgegevens van de ondernemer).

Sommige van deze bedrijven zijn Amerikaans. Zij werken onder het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen van de EU.

Beveiliging

• Inloggen met een passkey (Face ID, vingerafdruk) of wachtwoord met tweestapsverificatie.
• Elke ondernemer heeft een eigen, gescheiden omgeving.
• Verbindingen zijn versleuteld; back-ups en sleutels zijn versleuteld opgeslagen.
• Gaat er toch iets mis (een datalek), dan melden we dat direct aan de ondernemer en, waar nodig, binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om in te loggen (functionele cookies). Daarvoor is geen toestemming nodig. Een paar voorkeuren (bijvoorbeeld welke agendaweergave je gebruikt) bewaart je eigen browser. Er zijn geen analyse-, advertentie- of trackingcookies.

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten aanpassen of verwijderen, overdragen (als bestand), en bezwaar maken. Toestemming (bijvoorbeeld voor een foto op een website) kun je altijd intrekken.

• Ben je klant of leerling van een ondernemer? Neem dan eerst contact op met die ondernemer; die kan je gegevens direct inzien, exporteren of verwijderen. Lukt dat niet, mail ons.
• Ben je ondernemer? Mail beheer@zzpaneel.nl. We reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Jonger dan 16?

Voor gegevens die op toestemming rusten (zoals een foto op de website) is bij jongeren onder de 16 toestemming van een ouder of voogd nodig.

Wijzigingen

Passen we deze verklaring aan, dan staat de nieuwe datum bovenaan. Bij grote wijzigingen laten we het ondernemers vooraf weten.

ZZPaneel is een product van Jeroendenktmee.